Nell’ambito del percorso di trasformazione digitale del Comune di Quarrata, Mediatica Doc si è aggiudicata la gara pubblica per l’affidamento del servizio di digitalizzazione, metadatazione, georeferenziazione e custodia degli archivi delle pratiche edilizie, urbanistiche e SUAP, uno dei più importanti progetti di innovazione documentale avviati dall’Ente negli ultimi anni.
L’esigenza del Comune era quella di preservare e rendere pienamente accessibile un vastissimo patrimonio documentale composto da pratiche edilizie, urbanistiche, commerciali e SUAP conservate in formato cartaceo, comprese documentazioni storiche e archivi interessati dagli eventi alluvionali del novembre 2023. Il progetto coinvolge complessivamente circa 71.500 pratiche, di cui oltre 58.900 da digitalizzare e più di 12.500 pratiche native digitali da integrare e completare attraverso attività di metadatazione.
Per rispondere a questa esigenza, Mediatica Doc ha realizzato un intervento integrato che comprende il prelievo e la presa in carico degli archivi comunali, la movimentazione in sicurezza della documentazione, il riordino fisico e logico dei fascicoli, la scansione della documentazione amministrativa e tecnica e la successiva custodia degli archivi. Il progetto prevede inoltre la georeferenziazione delle pratiche sul Sistema Informativo Territoriale comunale, la creazione di metadati strutturati e il trasferimento dei contenuti digitali all’interno dell’infrastruttura cloud messa a disposizione dall’Ente.
Particolare attenzione è stata dedicata alla qualità del processo di acquisizione. Le pratiche vengono digitalizzate mediante scanner professionali e scanner planetari dedicati ai documenti più delicati, con produzione di file in formato PDF/A, standard internazionale per la conservazione a lungo termine dei documenti digitali. Ogni pratica viene descritta attraverso un sistema avanzato di metadatazione, che comprende dati identificativi, estremi catastali, localizzazione geografica, soggetti coinvolti e classificazione documentale.
Elemento distintivo del progetto è la certificazione del processo di digitalizzazione, conforme al Codice dell’Amministrazione Digitale e alle disposizioni nazionali sulla dematerializzazione, che garantisce la corrispondenza tra documento originale e copia digitale, assicurando affidabilità, integrità e piena fruibilità delle informazioni nel tempo.
I benefici per il Comune, i professionisti e i cittadini sono significativi: accesso più rapido alle pratiche, maggiore efficienza nelle attività istruttorie, riduzione dei tempi di ricerca documentale, migliore conservazione del patrimonio archivistico e possibilità di consultare informazioni strutturate e georeferenziate. Grazie a questo intervento, Quarrata compie un passo decisivo verso una gestione completamente digitale del proprio patrimonio documentale, migliorando la qualità dei servizi e la trasparenza amministrativa.
