La corretta gestione degli archivi rappresenta un elemento strategico per le organizzazioni che devono conservare nel tempo grandi quantità di documentazione amministrativa e gestionale, garantendone sicurezza, reperibilità e conformità normativa. Con questo obiettivo, GVM Kronosan, società del Gruppo Villa Maria (GVM Care & Research), ha affidato a Mediatica Doc un articolato progetto di riordino, catalogazione, trasferimento e conservazione fisica del proprio archivio storico, costituito da migliaia di documenti amministrativi accumulati nel corso degli anni.
L’esigenza dell’azienda era quella di liberare spazi operativi, migliorare la gestione del patrimonio documentale e garantire la disponibilità delle informazioni attraverso procedure strutturate e sicure. Il progetto ha interessato un archivio composto da circa 6.000 scatole di documentazione amministrativa, conservate presso la sede aziendale e destinate a un processo di censimento, inventariazione e custodia specialistica
Mediatica Doc ha curato tutte le fasi operative del servizio: sopralluoghi tecnici, organizzazione logistica, movimentazione e trasporto della documentazione, inventariazione delle unità archivistiche, catalogazione e successiva collocazione all’interno di spazi dedicati alla conservazione documentale. Ogni unità archivistica è stata identificata, censita e registrata attraverso procedure di tracciabilità che consentono di localizzare rapidamente ogni documento e di monitorarne costantemente il ciclo di vita.
Particolare attenzione è stata riservata agli aspetti di sicurezza e riservatezza delle informazioni. Le attività sono state svolte secondo procedure organizzative certificate, con sistemi di controllo degli accessi, monitoraggio delle movimentazioni e registrazione delle operazioni effettuate sugli archivi. L’infrastruttura di conservazione è progettata per garantire la protezione del patrimonio documentale e la continuità operativa, assicurando elevati standard di qualità e sicurezza delle informazioni.
Elemento centrale del progetto è la possibilità di accedere rapidamente ai documenti conservati. Grazie ai sistemi di catalogazione e ricerca implementati da Mediatica Doc, il personale autorizzato può richiedere e consultare fascicoli e documenti specifici, ricevendoli in formato cartaceo o digitale attraverso servizi di ricerca, scansione e recapito dedicati. Questo approccio consente di ridurre drasticamente i tempi di reperimento delle informazioni e di ottimizzare i processi amministrativi.
I benefici per GVM Kronosan si sono tradotti in una gestione più efficiente dell’archivio, maggiore sicurezza dei documenti, riduzione dei costi legati alla conservazione interna e disponibilità immediata delle informazioni quando necessarie. Un progetto che conferma la capacità di Mediatica Doc di supportare realtà sanitarie e industriali complesse nella gestione e valorizzazione del proprio patrimonio documentale, attraverso servizi specializzati di archiviazione, conservazione e document management.
