La gestione della documentazione prodotta dal servizio di emergenza territoriale rappresenta una sfida cruciale per ogni azienda sanitaria. L’ASP di Potenza si trovava a gestire un archivio composto da migliaia di schede di missione del DEU 118, documenti essenziali per la tracciabilità degli interventi di emergenza, la consultazione clinica e le attività amministrative. La necessità era quella di garantire una conservazione sicura della documentazione, ridurre i tempi di ricerca e rendere immediatamente accessibili le informazioni contenute nei fascicoli, preservando al contempo l’integrità dei documenti originali.
A seguito dell’aggiudicazione della procedura pubblica indetta dall’Azienda Sanitaria Locale di Potenza, Mediatica Doc è stata incaricata di realizzare un progetto integrato di prelievo, custodia, digitalizzazione e consultazione delle schede di missione del DEU 118. L’intervento ha interessato un archivio di circa 250 metri lineari di documentazione, con la digitalizzazione di un volume stimato di 110.000 schede di missione e relativi allegati, inclusi eventuali tracciati ECG.
Le attività hanno previsto il prelievo controllato della documentazione, il trasferimento in ambienti certificati e sicuri, la custodia dei fascicoli in strutture idonee e la successiva acquisizione digitale mediante processi strutturati di scansione e controllo qualità. I documenti sono stati trasformati in archivi digitali facilmente consultabili, mantenendo elevati standard di sicurezza, riservatezza e protezione dei dati sanitari.
Uno degli obiettivi principali del progetto è stato migliorare la fruibilità delle informazioni da parte degli operatori sanitari e amministrativi. Grazie alla digitalizzazione, il personale autorizzato può accedere più rapidamente alla documentazione necessaria, riducendo i tempi di ricerca e rendendo più efficiente la gestione delle richieste di consultazione. Il servizio è stato progettato per garantire sia la consultazione digitale sia l’eventuale accesso ai documenti originali custoditi, con una previsione annua di circa 400 richieste di consultazione digitale e 400 consultazioni fisiche.
I benefici dell’intervento sono molteplici: maggiore sicurezza nella conservazione dei documenti, riduzione dei rischi di smarrimento o deterioramento, rapidità di accesso alle informazioni e ottimizzazione degli spazi fisici utilizzati per l’archiviazione. Il progetto ha inoltre contribuito a supportare il percorso di trasformazione digitale dell’ASP di Potenza, mettendo a disposizione strumenti moderni per la gestione documentale in un ambito particolarmente sensibile come quello dell’emergenza sanitaria.
Con questa iniziativa, Mediatica Doc conferma la propria esperienza nella digitalizzazione di archivi sanitari complessi, offrendo soluzioni che coniugano competenze archivistiche, sicurezza dei dati e innovazione tecnologica a supporto dei servizi pubblici e della continuità assistenziale
